Kommunikatives Arbeiten im Online-Setting: Teil 2

Im November – Blog bin ich im Rahmen der Thematik „Kommunikatives Arbeiten im Online-Setting am Beispiel der Mediation“ insbesondere auf die einzelnen Phasen der Mediation und ihre Durchführbarkeit im Online-Setting eingegangen.

Jetzt im Dezember wenden wir uns den Prinzipien des Mediationsverfahrens zu und ich gebe Euch ein paar Impulse zur Professionalität in einer Videokonferenz.

Die Prinzipien

Auch bei den Prinzipien scheint die Online-Variante der Präsenzdurchführung in nichts nachzustehen. Auf den ersten Blick. Bei näherer Betrachtung fällt jedoch die

„Vertraulichkeit“ ins Auge, die definitiv besonders hervorgehoben werden muss.

Im Onlinesetting können die Teilnehmer der Mediation – sowohl Medianden*innen als auch Mediatoren*innen – keinesfalls sicherstellen, dass die Parteien nicht Screenshots von geteilten Dokumenten anfertigen oder Aufzeichnungen auf der Tonspur beispielsweise mittels des Handys/Smartphones machen. Zumindest Fotografien von geteilten Unterlagen werden in der Präsenzvariante sicher nicht

„heimlich“ vorgenommen werden können. Möglicherweise eine Aufzeichnung der Tonspur. Dies ist jedoch mit Blick auf bisherige praktische Erfahrungen recht unwahrscheinlich.

Bedenken wir, dass die Vertraulichkeit der hoch sensiblen Daten, Fakten und sonstigen Informationen innerhalb einer Mediation bereits in der Präsenz den Medianden*innen Sorge bereiten, so trifft dies auf das Onlineformat mangels Kontrollmöglichkeit oder Restriktion erst recht und in erhöhtem Maße zu.

Bereits im Präsenzformat können wir die Vertraulichkeit nicht zu 100 Prozent zusichern, sondern nur versuchen, diese durch entsprechende vertragliche Regelungen zu gewährleisten. Online sind unsere Möglichkeiten deutlich begrenzter.

Hier liegt ein deutlicher Nachteil der Onlinemediation gegenüber der Präsenz- mediation, den wir bei der Vorbereitung und Planung des Mediationssettings im Auge behalten sollten.

Möglicherweise ist genau dieser Punkt entscheidend für die Wahl der Durchführung. So wird es Mediationssachverhalte geben, die „relativ unspektakulär“ auch online besprochen werden können, andere wiederum setzen ein derart hohes Maß an Vertraulichkeit voraus, dass tatsächlich der präsenten Veranstaltung der Vorrang zu geben ist. Im Ergebnis bleibt es eine Einzelfallentscheidung.

Ein weiterer möglicher Knackpunkt kann die Offenheit seitens der Teilnehmer sein.

Viele Mediatoren*innen berichten, dass sie sich ein vertrauensvolles Miteinander im Onlinesetting nur sehr schwer vorstellen können, da ein wesentlicher Teil der Körpersprache nicht zur Verfügung steht.

Dennoch kann auch online meiner Erfahrung nach sehr gut ein vertrauensvolles Miteinander geschaffen werden. Genau wie in der Präsenzveranstaltung bedarf es folgender Maßnahmen bzw. Handlungen:

Humor
Zugewandtheit
Authentizität
Empathie
Aktives Zuhören
Paraphrasieren
Entschleunigung
Metakommunikation (die Medianden sollten jederzeit verstehen, warum und wofür wir was machen)

• Persönliches seitens des Mediators*in regelmäßige Pausen Visualisierung Augenhöhe Respekt & Milde Stimme, Körperhaltung, Blickkontakt etc.

Nahbarkeit entsteht auch durch souveränes Auftreten. Dies wiederum wird durch Professionalität sowohl in der strukturellen Begleitung eines Mediationsverfahrens (fachlich strukturelle Sicherheit) als auch im Onlinesetting hervorgerufen.

Tipps für eine professionelle Selbstdarstellung in einer Videokonferenz

Videokonferenzen sind ein unentbehrlicher und relevanter Bestandteil unseres beruflichen Alltags (geworden). Nicht selten werden hierbei wichtige Anliegen besprochen und Entscheidungen getroffen.

Aus diesem Grund ist es zum Beispiel wichtig, dass die Technik funktioniert, der Sprecher*in gut zu sehen und zu verstehen ist und einem professionellen und erfolgreichem Auftreten somit nichts im Wege steht.

Kleidung

Angemessene Kleidung wählen
Gedeckte Farben tragen
Keine karierten/linierten Oberteile

Körperhaltung

Aufrecht und frontal zur Kamera sitzen
Wenn du einen verstellbaren Schreibtisch hast, stell dich hin, man klingt so lebhafter und stärker
Teil des Oberkörpers sollte sichtbar sein → ideal ist ein Bildausschnitt von einer Handbreit über dem Scheitel bis etwa Brusthöhe
Nach außen gerichtete Ellbogen verbreitern und lassen Dich souveräner wirken
In Richtung der Kamera schauen

Concealer / Abdeckstift kann bei Augenringen Abhilfe schaffen, Puder verhindert glänzende Stellen, die das Gegenüber ablenken

Sprache / Gestik / Mimik

Laut und deutlich sprechen
Untermalung durch Gestik (z.B. Hände) und Mimik
natürlich, nicht übertreiben
Auch mal lächeln

Verhalten

Entspannen
Keine Hin-und-her- oder Auf-und-ab-Bewegungen, nicht „herumspielen“ (mit Kugelschreibern, Papieren, Brillen usw.)
Wenn du etwas am Rechner tust, nimmt Deine Gesprächspartner*in das wahr – informiere Dein Gegenüber „Ich suche gerade für Sie …“, „Ich mache mir kurz Notizen“

Einen ruhigen Raum wählen

Dieser sollte nicht leer stehen, da es sonst zu Hallgeräuschen kommt

Neutraler Hintergrund (wenn möglich), der nicht von Dir ablenkt

Einen virtuellen Hintergrund nutzen – kann auch als Werbefläche dienen

„We.Work.New. / #peoplemakeithappen…“

Aber Achtung: virtuelle Hintergründe beanspruchen die CPU des Rechners, sind bei hoher Leistung nicht zu empfehlen
Alternativ vermittelt ein strukturierter Raum mit wenigen Gegenständen im Hintergrund Ruhe und Professionalität
Ggf. auch ein gemütliches Büro im Hintergrund, das einladend wirkt. Tiefe erzeugt auch Wärme und das Gefühl, in einem Raum zu sitzen.
Mitbewohner*innen, Partner*in und Kolleg*innen mitteilen, dass man nicht gestört werden sollte

Ideal: für Licht von links, rechts und oben sorgen 3-Punkt-Ausleuchtung

LED-Panels oder eine Softbox mit Tageslichtfunktion können da Abhilfe schaffen

Beachte die richtige Lichtquelle:

Die Lichtquelle sollte nicht einseitig auf das Gesicht strahlen, da sonst ein Schatten auf der anderen Gesichtshälfte liegt
auf keinen Fall jedoch von oben, da so Schatten und Augenringe betont werden
Wenn möglich natürliches Tageslicht nutzen

Vermeide Gegenlicht

Setz dich nicht mit dem Rücken zu einem Fenster, denn das verdunkelt deine Gestalt und deine Mimik
Mische nicht Tageslicht und künstliches Licht – das lässt Dich gelblich wirken

Webcam wenn möglich auf Augenhöhe oder etwas über der eigenen Kopfhöhe platzieren

Nicht von unten filmen, sonst wirkt es, als würde man von oben-herab mit den anderen Teilnehmer*innen reden

Wird mit einem Laptop gearbeitet, diesen aufbocken: Mit Hilfe von Büchern, Laptop Ständer, Flex Desk

So sitzt man auch automatisch aufrechter, man sieht noch einen Teil des Oberkörpers

Mit einer externen Webcam hat man die Freiheit, die Position zu verändern, im Vergleich zu einer im Gerät verbauten Kamera

Regelmäßig in Richtung des Bildschirms mit aufnehmender Kamera schauen,

nur so haben die Mediand*innen das Gefühl, dass sie direkt angeschaut werden
wenig Blickkontaktzu anderen Teilnehmer*innen, auf das Handy schauen, wirkt unhöflich und unkonzentriert
Insbesondere, wenn Du mit zwei Monitoren arbeitest, achte darauf überwiegend der Kamera zugewandt zu sein und so wenig wie möglich in den anderen Bildschirm zu schauen

Mikrofon anpassen, nicht zu laut / leise (vorher testen)

Zu Beginn eventuell nachfragen, ob alle einen verstehen können
Am besten macht man vorher einen Testlauf mit einem/einer Kollegen*in oder nimmt sich selbst auf, um zu sehen, wie man klingt und ausschaut
Mikrofon ausschalten, wenn man längere Zeit nicht spricht, damit Hintergrund- und Echogeräusche / Rückkopplungen nicht stören können

Am besten ein Headset verwenden oder sogar ein externes (Stand- bzw. Ansteck-) Mikrofon

Nun wünsche ich Euch ganz viel Erfolg bei der praktischen Umsetzung. Meldet Euch bei Fragen jederzeit gern per eMail unter kontakt@ankestein.com.

Von Herzen wünsche ich Euch und Euren Familien alles Gute für die besinnliche Jahreszeit. Lasst es Euch gut gehen und Euch vor allen Dingen von den „Stürmen“ draußen nicht unter kriegen.

Ich freue mich auf Euch im Januar. Der Januarblog wird der dritte und zunächst letzte dieser thematischen Serie sein.

Alles Gute,

Eure Krisenmanagerin